Door: Erik Schuppers, Interim Manager & Senior Consultant
Hoe ontwerp je een toekomstbestendige behandeldienst?
De ouderenzorg is sterk in beweging en er staan veel uitdagingen voor de
deur. De vergrijzing, vernieuwing en/of verbouwing van verpleeghuizen, een
krappe arbeidsmarkt en de opmars van zorgtechnologie dwingen organisaties om
vooruit te kijken. Voor Amstelring, een grote ouderenzorgorganisatie in
Amsterdam, Haarlemmermeer en Amstelland, was dit de aanleiding om de
behandelstrategie opnieuw vorm te geven. Met de bouw van een nieuwe locatie in
Hoofddorp ontstond een cruciale vraag:
Wat moeten wij meenemen in het ontwerp voor de behandeldienst van deze locatie om klaar te zijn voor de uitdagingen van morgen?
De opdracht die ons gesteld werd, help Amstelring om te komen tot een toekomstbestendige visie op behandeling die breder gaat dan de locatie alleen.
Voorbereiding, de helft van het werk
Tijdens de verkenningsfase werd duidelijk dat een kritische succesfactor voor het slagen van de opdracht was om ruimte te geven aan kansen, expertise, uitdagingen en zorgen van betrokkenen. Dat vraagt om een goed doordacht en gedragen proces en besluitvormingsstructuur.
Amstelring heeft een platte, decentrale organisatie met 26 locaties, wijkteams, dagbesteding en andere diensten die zelfstandig opereren. Deze flexibiliteit stelt de organisatie in staat om snel in te spelen op lokale omstandigheden in zowel stedelijke als regionale gebieden. Maar deze structuur brengt ook uitdagingen met zich mee: bijvoorbeeld hoe zorg je ervoor dat vernieuwing binnen één locatie ook wordt opgenomen bij andere locaties en teams?
In de voorbereidingsfase hebben we dan ook de tijd kunnen nemen om met elkaar in gesprek te zijn over:
- - Wie betrek je bij de visievorming, en op welk moment?
- - Hoe kader je de scope van de visie?
Door de tijd te hebben genomen om met veel betrokkenen te kunnen afstemmen werd een stevige basis gelegd voor het uitwerken van de visie. Het resultaat was een duidelijke richting en een kader om op te kunnen teruggrijpen tijdens de uitwerking. Het afronden van de voorbereidingsfase vertaalde zich in een afgestemde besluitvormingsstructuur, stakeholderanalyse, heldere afbakening van de uitgangspunten voor de visie en communicatie aan betrokkenen.
Door het creëren van draagvlak binnen Amstelring voor deze aanpak van voorbereiding zijn we niet in de valkuil gestapt om te snel aan de slag te gaan met de uitvoering. Dit heeft ons verder in het proces veel voordeel opgeleverd en er was minder “reparatiewerk” tijdens de uitwerking. Dit bevestigde opnieuw dat een gedegen voorbereiding de helft van het werk is.
Uitvoering
Met verschillende belanghebbenden binnen en buiten Amstelring zijn we in gesprek gegaan over het vormgeven van de visie op behandeling. Hierbij werden werkvormen gebruikt die aansluiten bij de praktijk en belevingswereld van de betrokkenen.
Een centraal dilemma dat naar voren kwam, benadrukte de noodzaak tot verandering. De vraag hoe we in de toekomst met minder behandelaren meer cliënten kunnen ondersteunen. Of positiever gesteld:
Hoe kunnen we onze expertise anders inzetten zodat iedere cliënt toegang behoudt tot de benodigde ondersteuning?
Uit de gesprekken en sessies kwam duidelijk naar voren dat voortgaan op de huidige manier geen oplossing is. Maar hoe geef je concreet vorm aan verandering in een context van toenemende onzekerheid over de toekomst van zorgprofessionals en de dienstverlening aan cliënten?
Vragen die centraal stonden bij de uitwerking:
- - Hoe verdelen we capaciteit tussen onze huizen en de groeiende vraag aan ondersteuning in de wijk?
- - Voor welke ondersteuningsvragen zetten we zorgtechnologie in, zoals beeldzorg?
- - Hoe betrekken we naasten en het netwerk van de cliënt ?
- - Wat verandert er hierdoor in mijn werk als behandelaar?
“Toekomstbehendig Behandelen Amstelring”
Het traject heeft geleid tot een visie op behandeling die past bij Amstelring en tot stand is gekomen door verschillende betrokkenen binnen en buiten de organisatie. Het resultaat is een gezamenlijke stip op de horizon: een visie waarin uitgangspunten centraal staan, zoals:
- - Het ondersteunen van ouderen om langer zelfstandig thuis te wonen.
- - Het (opnieuw) aanleren van vaardigheden (reablement).
- - Het betrekken van netwerken.
- - Werken volgens het vijfstappenmodel, gericht op autonomie en samenwerking met naasten en andere organisaties.
De naam toekomstbehendig behandelen is een woordspeling dat onderstreept dat het toekomstbeeld dat wij nu hebben verandert door de tijd vanwege nieuwe ontwikkelingen en vraagt om hierop in te spelen.
Van visie naar praktijk
Bij de gesprekken met de behandelaren over de visie werd geregeld de vraag gesteld: “Heldere visie maar hoe ziet mijn werkdag er dan concreet uit over twee jaar?”. Een heel begrijpelijke vraag, alleen is dat er een die volgt bij de verdere uitwerking van de visie. Hierbij hebben behandelaren en collega’s zorg zelf een essentiële rol om de abstractere doelstellingen vanuit te visie te vertalen naar concrete acties en wijze van werken. Dit vraagt ook om het gesprek met elkaar aan te gaan over hoe om met verandering om te gaan. Niet vanuit een ivoren toren maar in gesprek waarbij het soms kan schuren in de gesprekken, bijvoorbeeld wanneer vertrouwde patronen moeten worden losgelaten.
Om de visie naar de praktijk te brengen werd een gezamenlijke startbijeenkomst georganiseerd, een symposium voor behandelaren en andere belanghebbenden. Hierin waren sprekers en interactieve sessies over inhoudelijke onderwerpen en omgaan met verandering.
Reflectie
Voor mij werd het tijdens deze opdracht weer eens duidelijk dat je kunt versnellen door te vertragen. Tijd nemen om met diverse betrokkenen uit de organisatie het gesprek aan te gaan, individueel en in groepen. In de gesprekken naast het onderzoeken van (veilige) toekomstbeelden en mogelijkheden ook het ongemak opzoeken wat verandering betekent en wat dan losgelaten moet worden. Voor mijzelf de uitdaging om van een breed opgehaald beeld te ondersteunen bij het tot een richting komen die kernachtig kan worden gestructureerd en herkenbaar is qua taal voor betrokkenen van Amstelring. Daarbij zelf ook de druk voelen van “moet ik niet snel iets concreets opleveren”. Waarbij de tussentijdse afstemming met opdrachtgevers en bestuur van belang was om te borgen dat we op de goede weg zaten.
Mijn reflectie op deze tijd: het blijft verleidelijk om met een beperkte groep van bestuurders en managers tot een toekomstrichting te komen. Lekker efficiënt qua tijdgebruik en makkelijk planbaar in een compacte setting. Maar vanuit een ivoren toren tot een richting komen die de toekomstige realiteit raakt van een grote groep cliënten, behandelaren, zorgprofessionals en andere betrokkenen is verre van effectief. In gesprek te zijn met elkaar over noodzakelijke verandering geeft inzichten en begrip voor de gezamenlijke uitdaging die voor ons ligt.
Ilse Potma, regiehouder nieuwe diensten & concepten bij
Amstelring, zegt:
"Erik gaat snel naar de kern en brengt dit helder over, terwijl hij
mensen subtiel meeneemt in nieuw denken zonder zijn onpartijdigheid te
verliezen. Zijn aanpak, met een krachtig gebruik van herhaling en genuanceerde
communicatie, werkt écht!"
Zelf ben ik de collega’s van Amstelring dankbaar, en de behandelgroep in het bijzonder, voor het vertrouwen en hun inzet. Heel mooi dat in januari 2025 het tweede symposium “Toekomstbehendig Behandelen” is georganiseerd waarin behandelaren in gesprek gaan met elkaar over de voortgang en uitwerking van de visie.