Voor mijn tweede opdracht binnen het traineeship ben ik aan de slag gegaan bij het Amsterdam UMC, een groot universitair ziekenhuis waar naast zorg ook onderzoek en artsenopleiding centraal staan. Vanuit het bedrijfsbureau van de divisie chirurgische specialismen heb ik een aantal aanbestedingsprojecten begeleid. Maar zo’n projectmatige opdracht, hoe pak je dat aan?
Wat zijn aanbestedingen?
Universitaire ziekenhuizen zijn wettelijk verplicht om grote inkooptrajecten (van bijvoorbeeld knieprothesen of operatierobots) aan te besteden. Dit betekent dat je van tevoren specificeert wat je nodig hebt (je wensen & eisen) en hoe je een aanbod zal beoordelen (bijvoorbeeld op kwaliteit van materialen/machines, patiëntveiligheid, gebruiksgemak en prijs). Potentiële leveranciers schrijven zich onafhankelijk van elkaar in en worden tegelijk beoordeeld. Hiermee wordt concurrentie gestimuleerd en maken leveranciers een eerlijke kans op een opdracht. Voor het opstellen van wensen en eisen moet je goed afstemmen met het medisch personeel, het bedrijfskundig bureau en de afdeling inkoop. Het is belangrijk om optimale patiëntenzorg te kunnen leveren op een financieel aantrekkelijke manier. Je zoekt dus naar de juiste balans tussen de verschillende belangen.
Een projectplan opstellen
Tijdens deze opdracht heb ik voor het eerst een projectplan moeten opstellen. Hierbij stel je het doel van de opdracht op en werk je de aanpak en planning uit. Samen met mijn supervisor bij Oldenburg Bonsèl (OB&A) hebben we de verschillende aanbestedingsprojecten in kaart gebracht en daar een verwachte tijdlijn aan gekoppeld. Dit biedt mij als Young Professional niet alleen houvast en structuur binnen mijn opdracht, maar geeft ook de opdrachtgever een duidelijk beeld van wat ik precies doe en in hoeverre de werkzaamheden op schema lopen. Welke stappen zijn er per aanbesteding te doorlopen? En aan welke voorwaarden moet worden voldaan om mijn opdracht te laten slagen? Hier vooraf goed over nadenken geeft rust en zekerheid tijdens de uitvoering van je werkzaamheden. Doormiddel van supervisie reflecteer ik met mijn supervisor hoe het gaat op de opdracht. Tijdens onze overleggen koppelde ik ervaringen en knelpunten aan mijn persoonlijke doelen en aan het projectplan. Hierdoor kregen mijn opdracht én mijn leerdoelen meer structuur. Dit hielp bij de prioritering van mijn werkzaamheden bij het Amsterdam UMC.
Momentum creëren
Vanuit het bedrijfsbureau was het mijn taak om momentum te creëren in de aanbestedingstrajecten. Ik was verantwoordelijk voor de voortgang van de projecten, het leveren van de financiële inzichten en het verzamelen van de input van artsen. Best uitdagend, want dit was voor mij ook helemaal nieuw. Als iemand een nieuwe knie nodig heeft bijvoorbeeld, hoe gaat zo’n operatie dan? En wat komt daar allemaal bij kijken? Ik mocht zelf een kijkje nemen op de OK en heb daarbij uitleg gekregen over de operatie. Deze inzichten kon ik vervolgens gebruiken in de op te stellen aanbestedingsdocumentatie. Daarnaast hield ik mij bezig met het materiaalverbruik tijdens een operatie, wat een hele uitdaging kan zijn. Ik moest onderzoeken welke verbruiksdata te gebruiken en daar samen met een arts de juiste betekenis aan geven. Verder waren er aanbestedingsprojecten waar andere afdelingen of zelfs andere ziekenhuizen bij betrokken moeten worden. Het schakelen met de vele partijen en het in acht houden van hun belangen is enorm waardevol geweest voor mijn ontwikkeling.
In zes maanden tijd heb ik aan verschillende projecten bijgedragen. Waar het bij de één tot de afrondende fase kwam, is bij andere voornamelijk opstartend werk geleverd in de vorm van inkoopanalyses en het samenbrengen van partijen om belangen of struikelblokken te bespreken.
Hierbij is het tijdig communiceren van veranderingen in mijn project cruciaal (want het gaat nooit precies zoals van tevoren gepland). Dit is een geleerde les die ik mee zal nemen in volgende opdrachten om daar ook zo veel mogelijk impact te kunnen maken!
Deze opdracht illustreert hoe een onderdeel van hoe het OB&A traineeship kan zijn. Lijkt dit jou ook wat? Neem contact op met mij of met een van mijn collega’s!
Geschreven door Michiel Riemersma, Young Professional