Zorgen in de zorg: betrouwbare informatie juist nu onmisbaar
Hoe gaat geld uitgeven, nou geld besparen? En dat terwijl de zorgsector kampt met structurele krapte. In 2023 en 2024 stevenen de Nederlandse ziekenhuizen af op een gezamenlijk tekort van € 300 tot € 420 miljoen. In 2023 komt het HagaZiekenhuis al € 20 miljoen tekort en het Isala koerst op een soortgelijk resultaat. Ook het Amstelland Ziekenhuis kent al jaren financiële fluctuatie. Dit zijn slechts enkele voorbeelden van de financiële situatie in de zorg. Moeilijke beslissingen moeten worden gemaakt. “Besparing” komt in ieder begrotingsgesprek terug, terwijl er voor toekomstbestendigheid toch ook echt investeringen nodig zijn. Waar te beginnen, welke keuzes te maken? Hiervoor is een strategische focus op betrouwbare informatie cruciaal. Zorginstellingen moeten daarom juist nu durven investeren in de kwaliteit van hun informatievoorziening.
Bezuinigen of juist investeren?
Ziekenhuizen kampen met hoge investeringskosten en beperkte rendementen op specifieke activiteiten. Als voorbeeld: een klein ziekenhuis, in financiële nood, heeft een afdeling radiologie waar apparatuur slechts 40% van de tijd wordt benut. Het eerste waar men aan denkt bij zulke rode cijfers? Bezuinigen. In dit voorbeeld lijkt het uitbesteden van diagnostiek aan een groter nabijgelegen ziekenhuis een mooie oplossing om vaste lasten te verlagen, maar wat voor gevolgen heeft dit voor je organisatie? Ruimte komt vrij, bestaande apparatuur wordt verkocht en mogelijk zullen ontslagen volgen. Op termijn zorgt dit voor besparingen, maar het brengt ook kosten met zich mee. Bijvoorbeeld transitievergoedingen of het radiologisch onderzoek dat nu moet worden uitbesteed. Ook zijn er aanzienlijke gevolgen voor de patiënten (bijvoorbeeld serviceniveau, o.a. reis- en wachttijden), voor de overige medewerkers en voor de organisatieprocessen. Veel verschillende complexe informatie moet dus worden samengebracht om de impact van zo’n organisatorische verandering te bepalen en om tot een passend besluit te komen.
Het is in de zorg niet altijd gemakkelijk om in zulke benodigde betrouwbare informatie te voorzien. In de sector is sprake van enorm veel informatie die vaak in verschillende (soms gedateerde) systemen wordt gewaarborgd. Ook is er vaak enige terughoudendheid in het investeren in informatievoorziening. Terwijl goede systemen bijvoorbeeld de eerdergenoemde radiologieafdeling inzicht kunnen bieden in de bedbezetting, wachtlijsten, het aantal radiologische onderzoeken, de verwachte nieuwe kosten en de overige kosten. Maar ook kunnen een accuraat kostprijsmodel, exacte zorgregistratie en volledig inzicht in de aantallen/typen onderzoek tot een vollediger analyse leiden. Naast interne informatiesystemen, is ook informatie over de organisatie in haar externe omgeving cruciaal: door de positie in het milieu goed te bepalen kunnen strategische keuzes worden gevormd en onderbouwd. Zo moet het specialiseren of juist verbreden van zorg een strategische keuze zijn, gebaseerd op externe trends en nabije zorginstellingen. Echter, waar goede informatie faciliteert, kan verkeerde informatie juist veel afbreken. Dit is een risico in een sector met financiële krapte en in sommige gevallen een achterstand in informatievoorziening. Bij financiële druk worden vaak (te) snel knopen doorgehakt om te bezuinigen: korten in personeel, investeringen en/of onderhoud uitstellen of snijden in delen van de organisatie. Maar juist nu moet men op zoek naar dieper inzicht en langetermijnoplossingen.
Een blik vooruit
Het loont dus juist om te investeren in een administratieve organisatie die goede informatievoorziening mogelijk maakt. Maar hoe dan? Dit kan aan de achterkant, door bijvoorbeeld Business Intelligence functies te creëren zodat beschikbare informatie op de juiste manier kan worden samengebracht. Echter geldt het garbage in garbage out principe: goede brondata is cruciaal. Ook aan de voorkant moet dus worden geïnvesteerd, door de data-invoer te structureren van alle (zorg)processen in een organisatie. Zorgprofessionals doen veel van deze dataregistratie. Ze moeten uitgevoerde handelingen en de gebruikte materialen registreren op de juiste patiënten, waarbij er makkelijk fouten in sluipen. Hier ligt een grote uitdaging: zorgmedewerkers ervaren al hoge werkdruk en zitten vaak helemaal niet te wachten op nóg meer registratiewerkzaamheden. Toch is het een essentieel onderdeel van het zorgproces. Het durven investeren in (organisatie van) gebruiksvriendelijke informatiesystemen kan dus belangrijk zijn om de zorgverleners zo veel mogelijk te ontlasten, met name nu er met bijvoorbeeld Artificial Intelligence ook in de zorginformatievoorziening steeds meer mogelijk is. Op de korte termijn kan dit tijd en geld kosten, maar op de langere termijn kan dit veel tijd besparen en inzicht geven in moeilijke financiële situaties. Dit helpt niet alleen bij ingrijpende beslissingen zoals het uitbesteden van een afdeling, maar ook bij het herkennen van trends zodat tijdige aansturing mogelijk wordt.
De financiële druk op de zorgsector lijkt voorlopig nog niet voorbij. Ondanks de impuls om zo snel mogelijk te besparen, is het belangrijk om juist ook te investeren in kwaliteit van informatie. Betrouwbare informatie is cruciaal voor zowel het bepalen als voor het uitvoeren van strategische besluiten. Het geeft beter inzicht in bespaar- én investeringsmogelijkheden, en plaatst een zorginstelling in haar externe omgeving. Zo’n investering kost tijd en geld aan de voorkant, maar levert uiteindelijk wel diepere inzichten in processen en de benodigde informatie om de organisatie tijdig en accuraat te kunnen aansturen. Zeker nu, met dataverwerking en AI in stroomversnelling, is er meer mogelijk dan ooit!
Geschreven door Michiel Riemersma, Young Professional & MSc Strategic Management
Vragen over bronvermelding gerelateerd aan dit artikel? Stuur een e-mail naar info@oldenburgbonsel.nl
